Idara ya Mahusiano ya Jamii na Mawasiliano ina jukumu la kusaidia Kumbukumbu za Umma maombi ya vyombo vya habari na makundi mengine yanayovutiwa na watu binafsi. Kwa nakala za wanafunzi na maombi ya rekodi ya wanafunzi nenda kwa Tovuti ya Ombi la Rekodi za Wanafunzi wa Salem-Keizer.

Utaratibu

Peana Ombi

Maombi ya rekodi za umma yanaweza kuwasilishwa kwa kutumia fomu hapa chini. Ombi lazima lijumuishe jina la mwombaji, anwani, anuani ya barua pepe na nambari ya simu na kusema yafuatayo:

1. Rekodi mahususi zilizoombwa, ikiwa ni pamoja na upeo, kwa kuwa unahusiana na muda wa rekodi.

2. Ikiwa mwombaji anataka kukagua rekodi asili, kupata karatasi, elektroniki au nakala zingine za media.

Majibu ya Wilaya

Wilaya itajibu maombi ya kumbukumbu za umma ndani ya siku tano za kazi. Jibu litajumuisha mojawapo ya yafuatayo:

• Taarifa kwamba Wilaya ina au haina uhifadhi wa waraka ulioombwa;
• Nakala za rekodi zote za umma zilizoombwa ambazo Wilaya haidai kuruhusiwa kutofichuliwa chini ya ORS 192.311 hadi 192.478;
• Taarifa kwamba Wilaya ndiyo mlinzi wa baadhi ya kumbukumbu sikivu, makadirio ya muda ambapo nakala zitatolewa na inapohitajika, makadirio ya ada ambazo mwombaji lazima alipe;
• Taarifa kwamba Wilaya haina uhakika kama ina kumbukumbu zozote zilizoombwa na kwamba itatafuta kumbukumbu zilizoombwa na kujibu haraka iwezekanavyo;
• Taarifa kwamba sheria ya jimbo au shirikisho inakataza Wilaya kutoa rekodi.

Iwapo Wilaya itapokea ombi ambalo haliko wazi, Wilaya inaweza kuomba ufafanuzi wa ziada kabla ya kujibu ombi hilo.

Makadirio ya ada na maelezo mengine

Kwa maelezo ya ziada kuhusu utaratibu huu, ikiwa ni pamoja na makadirio ya ada za maombi, nenda kwenye hati Maombi ya Rekodi ya Umma.

Maombi ya rekodi za umma pia yanaweza kuwasilishwa kwa maandishi. Maagizo ya kufanya hivyo yanapatikana katika Hati ya Maombi ya Rekodi ya Umma.